PMU-SQQUID: Benutzerhandbuch

Log-In und erste Schritte

Ihre Anmeldungsseite für PMU-SQQUID (https://sqquid.pmu.ac.at/fis/fis.anmelden):

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1. Vor dem ersten Einstieg müssen Sie sich registrieren (siehe roter Link). Dies können Sie tun, nachdem Sie von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten angelegt und vom PMU-SQQUID-Administrator freigeschaltet wurden.

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2. Bitte beachten Sie, dass "Zuname", "Vorname" und "Email Adresse" exakt mit den von Ihrer*Ihrem Vorgesetzten angegebenen Daten überein stimmen müssen.


3. Die Organisationseinheiten sind abgekürzt und alphabetisch sortiert, bitte klicken Sie Ihre OE an. Bitte beachten Sie, dass zuerst die OE mit Standort Salzburg und danach die OE mit Standort Nürnberg gelistet sind.
Bei Schwierigkeiten wenden Sie sich an Fr. Mag. Kölblinger oder Fr. Eichler.


4. Nach dem Registrieren können Sie sich einen Benutzer*innennamen und ein Passwort frei auswählen. Bitte beachten Sie, dass der Admin diese einsehen kann. Danach können Sie sich bereits einloggen.

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5. Wenn Sie sich einloggen, können Sie Ihre bevorzugte Arbeitssprache in PMU-SQQUID auswählen, auch hier ist standardmäßig deutsch vorausgewählt.

Information für Leiter*innen: bitte beachten Sie, dass in PMU-SQQUID nur die Bearbeitung der Daten als Forscher*in in englischer Sprache möglich ist. Die Bearbeitung der Daten als Organisationseinheit ist nur in deutscher Sprache verfügbar.

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6. Beim ersten Log-In müssen Sie die Datenschutzerklärung lesen und dieser zustimmen.

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7. Ab Ihrem nächsten Einstieg kommen Sie direkt auf die Willkommensseite, auf der Sie aktuelle Informationen finden und den Button "Weiter zur Datenerfassung".

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8. Auf der Seite "Auswahl des Benutzerbereichs" finden Sie links Ihre Profile. Wenn Sie nur Ihr eigenes Profil als Forscher*in haben, kommen Sie direkt zur Datenbearbeitung als Forscher*in.


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Datenbearbeitung als Organisationseinheit


Hier finden Sie Informationen zu den Themen:



Diese Sicht ist für Leiter*innen und Vorstände von Organisationseinheiten vorgesehen.

OrgEinheit

Hier können Sie Informationen über Ihre Organisationseinheit und Ihre*n Stellvertreter+in eintragen. Diese Inhalte werden dann in der öffentlichen Sicht angezeigt.

Darüber hinaus können Sie die „Forschungsschwerpunkte“ erfassen, die für Ihre OE einschlägig sind.

Hinweis: Bei Organisationseinheiten, die nur einen Forschungsschwerpunkt angeben, wird dieser Schwerpunkt bei der Zuordnung der Publikationen zu den Forschungsschwerpunkten (siehe "Publikationen" >>> "Schwerpunkte erfassen") vorselektiert.

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Mitarbeiter/innen

Hier verwalten Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf PMU-SQQUID.

Unter „Mitarbeiter/innen“ sehen Sie alle aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitenden Ihrer OE samt der Berechtigung als Forscher*in und dem Beginn- und Enddatum der Anstellung.

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Sie können hier "Mitarbeiter/innen aufnehmen" – das ist die Voraussetzung dafür, dass sich diese auf PMU-SQQUID registrieren können. Hier werden Sie zunächst aufgefordert, einige Anfangsbuchstaben des Namens einzugeben, um zu prüfen, ob die Person bereits auf PMU-SQQUID erfasst ist. Wenn keine Daten gefunden wurden oder es sich nicht um die betreffende Person handelt, werden Sie zum „Formular Personendaten“ weiter geleitet.

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Hier erfassen Sie bitte zumindest die mit einem roten Stern versehenen Felder (Pflichtfelder – rot markiert in der Abbildung). Sie können auch alle weiteren Felder erfassen, dies kann auch später durch die Person selbst erfolgen, wenn sie dies möchte.

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Nach „Speichern“ erfassen Sie bitte den Zeitraum, in dem die betreffende Person an Ihrer OE tätig ist und, ob die Datenerfassung als Forscher*in möglich sein soll. Alternativ können Sie die Zuordnung zu Ihrer OE auf dieser Seite auch löschen.

Danach wird Ihre Anmeldung unter „offene Prüfungen“ abgelegt (bzw unter „unvollständige Eingaben“, wenn nicht alle benötigten Felder korrekt ausgefüllt wurden) und durch das Forschungsbüro geprüft.

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Nach Freigabe der Person finden Sie diese unter Ihrer Auflistung der Mitarbeiter*innen, ab diesem Zeitpunkt kann sie sich auf der Startseite von PMU-SQQUID selbst mittels frei wählbarem Benutzer*innennamen und Passwort registrieren.

Als Mitarbeiter*in im Sinne PMU-SQQUIDs gilt, wer unter Ihrer Affiliation publiziert. Die Person muss nicht zwangsläufig einen Dienstvertrag bei Ihnen haben.


Weiters können Sie den Status Ihrer Mitarbeiter*innen ändern.

Sie sehen darüber hinaus den Berechtigungsstatus Ihrer Mitarbeiter*innen und die Information, ob sich die registrierten Mitarbeiter*innen erstmalig auf PMU-SQQUID registriert haben. Wenn Mitarbeitende ihren Benutzer*innennamen vergessen, werden sie aufgefordert, sich an ihre OE zu wenden, Sie sehen in der Übersicht daher auch alle Benutzer*innennamen angezeigt.


Publikationen/Vorträge

Hier können Sie sich mit einem Klick die Publikationslisten und Vorträge/Poster Ihrer Mitarbeiter*innen anzeigen lassen bzw. alle Publikationen/Vorträge/Poster Ihrer Organisationseinheit.

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Sie können hier auch auf PMU-SQQUID erfasste Publikationen Ihrer Organisationseinheit zuordnen („Publikationen zuordnen“):

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Unter „Schwerpunkte erfassen“ können Sie die Publikationen Ihrer OE seit 2011 bis zu zwei Forschungsschwerpunkten der PMU zuordnen. Zunächst sehen Sie unter „Übersicht“, wie viele Publikationen noch zuzuordnen sind. Unter „Erfassen“ können Sie dann das gewünschte Jahr auswählen und die Arbeiten einem oder zwei Forschungsschwerpunkt(en) zuordnen.

Wenn Sie unter „OrgEinheit/Forschungsschwerpunkte“ bereits nur 1 Forschungsschwerpunkt ausgewählt haben, wird dieser bei allen Publikationen defaultmäßig angezeigt. Sie müssen in diesem Fall die Liste nur mehr kontrollieren und am Ende der Seite „Speichern“ drücken.

Wenn Sie keinen oder mehrere Forschungsschwerpunkte für Ihre OE ausgewählt haben, müssen Sie die Publikationen einzeln mit den betreffenden Forschungsschwerpunkten versehen, am Ende ebenfalls wieder „Speichern“ drücken.


Bitte beachten Sie: wenn an einer Publikationen mehrere OE beteiligt waren, ordnen Sie bitte alle Forschungsschwerpunkte zu. Die Arbeit wird nach der ersten Zuordnung bereits als geprüft gespeichert und kann von den anderen OE nicht mehr mit einem etwaigen anderen Forschungsschwerpunkt versehen werden.

Änderungen sind ausschließlich über den Admin möglich, bitte in einem solchen Fall ein kurzes Mail mit der Fehlerbeschreibung und der Publikations-ID an sqquid@pmu.ac.at.

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Veranstaltungen

Hier erfassen Sie wissenschaftliche Veranstaltungen, die im Rahmen Ihrer OE (mit)organisiert wurden.

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Nach dem Speichern der Basisdaten können Sie auch andere beteiligte OEs erfassen und die Mitarbeiter*innen Ihrer OE samt ihrer Art der Beteiligung an gegenständlicher Veranstaltung eintragen und danach ein Mail an die anderen OE versenden, die dann ihre eigenen beteiligten Mitarbeiter*innen erfassen.

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Bei „Veranstaltungsdaten ergänzen“ finden Sie jene Veranstaltungen, die von anderen OE erfasst und in denen Mitarbeiter*innen Ihrer OE mitgewirkt haben. Sie können diese beteiligten Mitarbeitenden hier erfassen.


Projektanträge und Projekte

Hier sehen Sie alle Anträge und Projekte, an denen Mitarbeitende Ihrer Organisationseinheit beteiligt sind.

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Bei Klick auf den jeweiligen Antrag bzw das jeweilige Projekt können Sie die Details ansehen.


Auswertungen

Hier können Sie sich unterschiedliche Statistiken und Übersichten Ihrer OE und Ihrer Mitarbeitenden anzeigen lassen. Die Liste der genehmigten Projekte können Sie zusätzlich in Excel oder Word exportieren.

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Datenbank-Rechte

Hier können Sie das Recht für die Bearbeitung der Organisationseinheit an zwei Ihrer Mitarbeitenden übertragen. Diese Übertragung betrifft nicht Ihre Rechte als Forscher*in.

Auch hier können Sie Ihren Benutzer*innennamen und Ihr Passwort ändern.

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Datenbearbeitung als Forscher*in


Hier finden Sie Informationen über:



Von dieser Übersichtsseite aus starten Sie, links sehen Sie allgemeine Hinweise zu den jeweiligen Themen, oben gelangen Sie zu den einzelnen Abschnitten.

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Forscher*innenprofil

Unter "Forscherprofil" legen Sie fest, welche Daten über Sie auf PMU-SQQUID gespeichert werden.

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Die Informationen, die PMU-SQQUID benötigt, um Sie eindeutig zuordnen zu können, wurden bereits eingetragen, in der Registerkarte "persönliche Daten". Alle anderen Felder und Registerkarten können Sie gerne ausfüllen, müssen dies jedoch nicht. 

Diese Angaben sind freiwillig, wenn Sie einzelne Daten jedoch eingeben, beachten Sie bitte, dass Sie alle Pflichtfelder (gelb hinterlegt oder mit einem Sternchen versehen) ausfüllen müssen. Sie können dann auch noch jeweils entscheiden, ob Sie diese Daten nur auf PMU-SQQUID hinterlegen möchten oder auch in der externen Sicht für alle sichtbar machen möchten ("Veröffentlichen ja/nein"). Diese Entscheidung können Sie später auch noch ändern.

Eine Ausnahme bildet der Reiter „Veranstaltungen“ – dieser ist zweigeteilt. Im oberen Teil können Sie Veranstaltungen erfassen, in denen Sie außerhalb bzw vor Ihrer Tätigkeit an PMU/SALK/Klinikum Nürnberg mitgewirkt haben. Im zweiten Teil sehen Sie die Veranstaltungen angezeigt, die Ihre OE organisiert hat und an deren Organisation Sie beteiligt waren.


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Publikationen/Vorträge

Bei "PublikationenVorträge" können Sie:

Hinweis: Die aktuellen Arbeiten werden regelmäßig auf PMU-SQQUID importiert, alte Arbeiten jedoch nicht. Aus diesem Grund ist es ratsam, wenn Sie PMU-SQQUID zum ersten Mal nutzen, einen Download der eigenen Arbeiten aus dem Web of Science (WoS) durchzuführen. Die Anleitung dafür finden Sie hier.

Ihre Arbeiten werden unter „Publiklationsliste/Vorträge anzeigen“ aufgelistet ("Einfache Liste" oder "Erweiterte Liste"), mittels Klick auf die ID-Nummer kommen Sie zu den bibliographischen Daten.

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Unter „Überblick“ finden Sie das bibliographische Zitat, Informationen zu Impactfaktor und Scorepunkte und eine Verlinkung auf PubMed, Web of Science und Fulltext (jeweils, wenn vorhanden).

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Unter "Zuordnen" können Sie die Publikation aus bereits zugeordneten Publikationslisten löschen bzw. diese weiteren Autor/inn/en zuordnen.

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"Autorenschaftsrollen" werden für importierte PubMed und WoS-Publikationen vom Administrator vergeben. Solange hier als Autorenschaftsrolle „noch offen“ vergeben ist, wurde die Publikation durch den Admin noch nicht geprüft.

Unter "Projekte" können Sie die Publikation einem auf PMU-SQQUID erfassten Projekt zuordnen, bei dem Sie Projektleiter/in sind.

Bevor Sie eine neue Publikation hinzufügen, suchen Sie bitte zunächst im bereits vorhandenen Bestand unter „Publikationsliste/Vorträge überprüfen“. Hier können Sie nach Ihrem Namen suchen, sich die Treffer anzeigen lassen und mittels Mausklick zu Ihren Publikationen hinzufügen („in die Liste aufnehmen“):

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Unter „Publikation/Vortrag erfassen“ können Sie folgende Arten von wissenschaftlichen Publikationen inklusive gehaltener Vorträge und Poster manuell auf PMU-SQQUID erfassen:

Wenn Sie einen Artikel erfassen möchten, der in einer Fachzeitschrift erschienen ist, gelangen Sie zunächst auf das Auswahlfeld der Zeitschriften.

Hier werden alle Zeitschriften vom Admin hinterlegt, die den festgelegten Kriterien entsprechen (peer review Verfahren, aber keine Nennung in PubMed oder WoS).

Wenn eine Zeitschrift diesen Kriterien entspricht, aber nicht genannt ist, wenden Sie sich bitte an den Admin unter sqquid@pmu.ac.at.

Nach Auswahl der Zeitschrift gelangen Sie zu einem kurzen Formular, in dem Sie die gelb hinterlegten (und mit Sternchen versehenen) Felder ausfüllen müssen, alle anderen Felder ausfüllen können. Im Sinne einer einfachen Auffindbarkeit Ihrer Publikation ist die Hinterlegung eines Fulltext-Links empfehlenswert. Beachten Sie hierzu jedoch unbedingt die Regelungen des publizierenden Verlags bezüglich der Veröffentlichung.

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Nach Drücken des Buttons "Speichern" werden Sie noch nach der Zuordnung gefragt zu Ihrer Person und Ihrer Organsiationseinheit, danach ist die Publikation gespeichert.

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Alle anderen Publikationstypen folgen demselben Schema, allerdings gelangen Sie direkt zum Formular.

Bitte beachten Sie: alle Eintragungen im Punkt "Sonstige Zeitschriftenbeiträge" werden nicht gewartet und fließen in keine Auswertungen ein. Diese Publikationen scheinen jedoch auf Ihrer persönlichen Publikationsseite auf.

Vorträge und Poster: auch diese Kategorien fließen nicht in Auswertungen ein bzw. werden vom Admin nicht gewartet.

Sie können hier gehaltene Vorträge erfassen und ausgestellte Poster. Wenn im Nachklang zu einer Veranstaltung Ihr Vortrag bzw. Poster veröffentlicht wurde (z. B. in einem Abstractband), wählen Sie den Reiter „publizierter Beitrag“, sonst „nichtpublizierter Beitrag“.

Bei "Publikationslisten/Vorträge sortiert nach Kriterien" haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, sich Ihre Publikationen anzeigen zu lassen:

Info zu den beiden letzten Ansichten: hier werden nur neu angelegte Publikationen angezeigt (ob selbst erfasst oder durch Import); nicht zugeordnete Publikationen, die bereits auf PMU-SQQUID vorhanden sind, werden hier nicht angezeigt.


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Unter "PubMed-Publikation importieren" können Sie auf PubMed veröffentlichte Arbeiten unmittelbar selbst importierten. Bitte geben Sie hierfür einen oder mehrere Suchbegriff(e) ein (eine Kombination ist auch möglich).

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Nach Drücken des Buttons "Suchen":

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Mit diesem Schritt wurde die Arbeit erfolgreich auf PMU-SQQUID gespeichert. Um sie auf Ihrer Publikationsliste zu sehen, ist noch die Zuordnung zu Ihnen als Autor*in nötig. Daher werden Sie zum "Autorenmatcher" weiter geleitet, wo Sie die Publikation Ihnen und allen weiteren Mitautor*inn*en zuordnen können:

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Wichtig: eine Zuordnung ist ausschließlich für Personen möglich, die auf PMU-SQQUID angelegt wurden – dh. nur für PMU/SALK/Klinikum Nürnberg Autor*inn*en.

Bitte beachten Sie, dass in Einzelfällen nicht alle möglichen Namensabkürzungen bereits erfasst wurden. Sollte ein*e Autor*in nicht erkannt werden, melden Sie dies bitte an Fr. Mag. Dorothea Kölblinger oder Fr. Natalie Eichler. Am einfachsten senden Sie in solchen Fällen die ID-Nummer der Publikation.


Bei "Publikationen suchen" können Sie nach unterschiedlichen Gesichtspunkten (Name Autor*in, Jahr, Publikationstyp, Titel) den Gesamtbestand PMU-SQQUID ansehen.

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Projektanträge und Projekte

Auf PMU-SQQUID müssen alle Arten von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten taxativ erfasst werden.

Naturgemäß weisen die angebotenen Projekttypen Überschneidungspunkte auf, das Leitungsteam Forschung hat als zuständiges Gremium die in PMU-SQQUID umgesetzte Einteilung getroffen. Mit dieser Einteilung wurden möglichst konsistente Projektkategorien geschaffen, die auch mit Berichtspflichten der PMU an die AQ Austria und die Statistik Austria kongruent sind. Dies ist insbesondere für die PMU-Institute von Bedeutung.

Die Einteilung ist kaskadenartig zu betrachten, beginnend mit den kompetitiv eingeworbenen Drittmitteln. Bitte benutzen Sie immer die "oberste" Kategorie, zu der Ihr Projekt zuordenbar ist.

Die folgenden Beschreibungen sind beispielhaft zu verstehen.

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  1. Kompetitiv eingeworbene Drittmittel:
    Erfassen Sie hier alle Projektanträge, die von Ihnen im Rahmen Ihrer Organisationseinheit an kompetitive externe Forschungsfördergeber gestellt wurden. Bitte beachten Sie, nur Haupt-Projektwerber*innen können einen Projektantrag auf PMU-SQQUID anlegen.
    Dies ist die einzige Kategorie, in der Sie bereits den Projektantrag erfassen, dies geschieht direkt beim Punkt Projektanträge. Im ersten Schritt sind hier nur die notwendigen Basisdaten zu erfassen.
    Nach Speichern des eingereichten Projektantrages setzen Sie diesen nach der Entscheidung entweder auf "genehmigt" oder "abgelehnt. Bei einer Genehmigung wird Ihr Projekt dann im Bereich "Projekte" angelegt und kann dort von Ihnen mit weiteren Daten ergänzt werden.
    Anträge am Standort Salzburg, die in hochkompetitiven externen Förderprogrammen gefördert werden, sind durch diese Meldung für eine mögliche PMU-FFF „Add on“-Förderung eligibel.

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2. Klinische Prüfung nach AMG oder MPG:
Hier erfassen Sie klinische Studien nach dem Arzneimittelgesetz oder Medizinproduktegesetz.
 
3. Klinische Studie außerhalb AMG/MPG:
Hier erfassen Sie andere klinische Studien als jene nach AMG und MPG. Beispielsweise neue medizinische Methoden, Pflegeforschung etc. Jedenfalls wurde auch hier eine Ethikkommission befasst.
 
4. Industriekooperation:
Hier erfassen Sie alle Projekte mit Involvierung von Unternehmen, die keiner der vorstehenden Kategorien zuordenbar sind. Hierunter fallen z. B. auch unrestricted grants, die Sie von Unternehmen eingeworben haben.
 
5. Akademische Eigenstudie:
Hier erfassen Sie Projekte, die z. B. zunächst ohne projektbezogene Finanzmittel durchgeführt wurden (z. B. mit Spenden von Privatpersonen).
 
6. Anbahnungsfinanzierung:
Hier erfassen Sie Projekte, die gegebenenfalls noch nicht ausfinanziert, aber mit einer Anbahnungs-/Anschubfinanzierung ausgestattet sind.
 
7. Sonstiges Projekt:
Hier erfassen Sie alle Forschungsprojekte, die sich in keiner anderen Kategorie einordnen lassen. Auch Projektfinanzierungen aus Förderprogrammen, die nicht unmittelbar auf Forschungsförderung abzielen, sind hier einzutragen (z. B. Wirtschafts-, Struktur-, Tourismus-, Bildungs-, Sport- und Schulförderprogramme).

Nach Erfassung der Basisdaten Ihres ausgewählten Projekttyps (bzw. nach Genehmigung eines kompetitiven Projektantrags) finden Sie Ihr Projekt unter „Projekte in Bearbeitung“. Hier müssen Sie weitere Daten angeben und können darüber hinaus umfangreichere Eintragungen vornehmen. Um Ihr Projekt in Auswertungen miteinbeziehen zu können, müssen Sie zumindest eine*n Geldgeber*in, eine*n Rechtsträger*in und die Zuordnung zu den drei „Forschungsarten“ (Grundlagenforschung, Angewandte Forschung und Experimentelle Forschung – Einteilung nach Statistik Austria) angeben. Danach können Sie für Ihr Projekt die „Vollständigkeitserklärung“ abgeben, dadurch wird es in der „Liste Projekte“ angezeigt und nicht mehr in der Liste „Projekte in Bearbeitung“. Sie können aber auch nach Abgabe der Vollständigkeitserklärung weitere Angaben hinzufügen.


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Statistik/Export

Beim Punkt "Statistik/Export" können Sie Ihre Publikationsliste, Ihr Forscher*innenprofil sowie Ihre erfassten Projektanträge und Projekte nach verschiedenen Gesichtspunkten anzeigen und exportieren.

Überall ist ein Export in Word möglich, bei der Publikationsliste können Sie auch in Excel exportieren.

Auch eine statistische Übersicht über Ihre Publikationen finden Sie hier.

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Datenbank-Rechte

Beim Punkt "Datenbank-Rechte" können Sie Ihre eigenen Rechte einer anderen Person Ihrer Organisationseinheit weitergeben oder diese widerrufen/ändern.

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Darüber hinaus können Sie hier Ihren Benutzer*innennamen und Ihr Passwort ändern.

Bitte beachten Sie bei einer Neuvergabe, dass vom*von der Administrator*in Benutzer*innenname und Passwort eingesehen werden können, nicht jedoch von Ihrem*Ihrer Vorgesetzen.

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Wenn Sie die Daten einer Person bearbeiten, die Ihnen ihre Rechte übertragen hat, können Sie im System auf alle Daten zugreifen und verfügen über alle Rechte dieser Person. Die einzige Ausnahme bildet das Weitergeben bzw. Löschen von Berechtigungen und das Ändern von Benutzer*innenname und Passwort.