Transkription von Besprechungen (Sprache-Text Umwandlung) Transkriptionssoftware für Umwandlung von Sprache in Text - OpenWispr Kurzinformation zu OpenWhispr OpenWhispr ist eine kostenlose Open-Source-Diktiersoftware zur Umwandlung von Sprache in Text. Die Anwendung wird auf der Website von Gizmo Labs Inc. bereitgestellt und ist als Open-Source-Projekt auf GitHub unter der MIT-Lizenz veröffentlicht. Die Software ist für macOS, Windows und Linux verfügbar. Link: OpenWhispr: Open-Source-Diktiersoftware (kostenlos) OpenWhispr ermöglicht es, gesprochene Sprache per Tastenkürzel direkt in Text umzuwandeln und in andere Anwendungen einzufügen. Unterstützt werden Diktate, Transkription bestehender Audio- und Videodateien, Meeting-Transkription, Notizen, KI-gestützte Bereinigung von Texten sowie mehrsprachige Spracherkennung. Laut Anbieter werden über 100 Sprachen unterstützt. Für den datenschutzfreundlichen Einsatz ist besonders relevant, dass OpenWhispr auch lokal auf dem eigenen Rechner betrieben werden kann. Bei lokaler Verarbeitung werden Sprachaufnahmen nach Anbieterangaben mit lokalen Modellen wie Whisper oder NVIDIA Parakeet verarbeitet; die Audiodaten verlassen dabei nicht das Gerät . Cloud-Verarbeitung und eigene API-Schlüssel sind optionale Betriebsarten und sollten im universitären Kontext nur nach gesonderter Freigabe verwendet werden. Die Installation erfolgt über die Download-Seite bzw. die GitHub-Releases. Nach der Installation führt OpenWhispr beim ersten Start durch eine Einrichtung. Für den lokalen Betrieb ist die Option „Local“ auszuwählen; anschließend wird ein lokales Whisper- oder Parakeet-Modell heruntergeladen. Nach dem Download kann die lokale Transkription ohne Internetverbindung verwendet werden. Für die Nutzung müssen je nach Betriebssystem Berechtigungen erteilt werden, insbesondere der Zugriff auf das Mikrofon. Auf macOS kann zusätzlich eine Bedienungshilfe-Berechtigung für das automatische Einfügen von Text erforderlich sein; für Meeting-Aufnahmen kann eine Bildschirmaufnahme-Berechtigung notwendig sein. Wichtig: Aus Datenschutzsicht sollte OpenWhispr an der PMU nur in der lokalen Konfiguration eingesetzt werden. Dabei sollten Cloud-Funktionen, Synchronisation, externe API-Anbindungen und automatische Weitergaben deaktiviert bleiben, sofern keine gesonderte datenschutzrechtliche Freigabe vorliegt. Eine Einwilligungserklärung (siehe Formatvorlage) muss von allen Beteiligten unterfertigt werden. Rechtsichere Formulierung der Einverständniserklärung Formatvorlage Datenschutzinformation und Einwilligungserklärung zur lokalen KI-gestützten Transkription 1. Verantwortliche Stelle Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: Paracelsus Medizinische Privatuniversität [Adresse] [E-Mail Datenschutzkoordination / Datenschutzbeauftragte:r] [Kontaktstelle] 2. Zweck der Verarbeitung Im Rahmen von [Lehrveranstaltung / Besprechung / Interview / Forschungsprojekt / Veranstaltung] soll eine Audioaufnahme erstellt und mithilfe einer lokal betriebenen Transkriptionssoftware auf Basis von KI-Spracherkennung in Text umgewandelt werden. Die Verarbeitung dient ausschließlich folgendem Zweck: [Zweck konkret einfügen, z. B. Erstellung eines Protokolls, barrierefreie Nachbereitung, wissenschaftliche Auswertung, Dokumentation eines Interviews, Unterstützung der Lehr- und Lernorganisation.] Eine Verwendung zu anderen Zwecken, insbesondere zur Leistungsbewertung, Verhaltensüberwachung, Profilbildung oder automatisierten Entscheidungsfindung, erfolgt nicht. 3. Eingesetztes System und lokale Verarbeitung Für die Transkription wird [OpenWispr / genaue Softwarebezeichnung und Version] lokal auf einem von der PMU freigegebenen Gerät eingesetzt. Die Audioaufnahme und das Transkript werden nach der vorgesehenen Konfiguration lokal verarbeitet. Eine Übermittlung der Audioaufnahme oder des Transkripts an Cloud-Dienste, externe KI-Anbieter oder sonstige Dritte findet nicht statt. Cloud-Funktionen, externe API-Anbindungen, Synchronisationsfunktionen und eine Nutzung der Daten zum Training externer KI-Modelle werden nicht verwendet. 4. Verarbeitete Datenkategorien Verarbeitet werden können insbesondere: Stimme und gesprochene Beiträge der teilnehmenden Personen, Name, Funktion oder Rolle, soweit diese genannt werden, Inhalte von Wortmeldungen, Fragen, Antworten und Diskussionsbeiträgen, daraus erzeugte Transkripte, gegebenenfalls Zeitstempel oder technische Metadaten der Aufnahme. Je nach Gesprächsinhalt können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen sein, insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, politischen Meinungen oder sonstige besonders schutzwürdige Informationen. Solche Angaben sollen nach Möglichkeit vermieden werden, soweit sie für den oben genannten Zweck nicht erforderlich sind. 5. Rechtsgrundlage Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage meiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit im Rahmen der Aufnahme oder Transkription besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, erteile ich hierfür zusätzlich meine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. 6. Freiwilligkeit und Widerruf Die Einwilligung ist freiwillig. Die Verweigerung der Einwilligung führt zu keinen nachteiligen Folgen für Studium, Beschäftigung, Behandlung, Betreuung, Bewertung oder Teilnahme, soweit nicht im Einzelfall eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Ich kann meine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann gerichtet werden an: [Kontaktstelle / E-Mail-Adresse] Nach Widerruf werden die betreffenden Audioaufnahmen und Transkripte gelöscht oder, soweit dies für den Zweck möglich ist, anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. 7. Speicherung und Löschung Die Audioaufnahme wird nur so lange gespeichert, wie dies zur Erstellung und Kontrolle des Transkripts erforderlich ist, und spätestens nach [Frist, z. B. 7 / 14 / 30 Tagen] gelöscht. Das Transkript wird bis [Frist / Datum / Zweckende] gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen, vertraglichen oder wissenschaftlich begründeten Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 8. Zugriff und Empfänger:innen Zugriff auf Audioaufnahme und Transkript erhalten ausschließlich die hierfür berechtigten Personen: [Personenkreis konkret einfügen, z. B. Projektleitung, Lehrveranstaltungsleitung, Studienadministration, Protokollführung, Forschungsteam.] Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage vorliegt. 9. Keine automatisierte Entscheidung Die Transkription dient ausschließlich der Verschriftlichung und Unterstützung der Dokumentation. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Das Transkript wird vor einer weiteren Verwendung durch eine verantwortliche Person geprüft. 10. Rechte der betroffenen Personen Ich habe nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf meiner Einwilligung. Ich habe außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzubringen: Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40–42 1030 Wien www.dsb.gv.at 11. Erklärung Ich wurde über Zweck, Umfang, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Zugriff, Widerrufsmöglichkeit und meine Datenschutzrechte informiert. ☐ Ich willige ein, dass meine Stimme und meine gesprochenen Beiträge im oben beschriebenen Rahmen aufgenommen und lokal mithilfe der genannten Transkriptionssoftware in Text umgewandelt werden. ☐ Soweit im Rahmen der Aufnahme besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, willige ich ausdrücklich auch in diese Verarbeitung ein. ☐ Ich nehme zur Kenntnis, dass ich meine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Ort, Datum: ___________________________ Name der betroffenen Person: ___________________________ Unterschrift: ___________________________ (mit KI-Agent in ChatGPT 5 erstellt 08 09 2026) Teams-Transkription mit anschließender Protokollerstellung in der geschäftlichen Copilot-Umgebung der PMU Die folgende Fassung ist auf Teams-Transkription mit anschließender Protokollerstellung in der geschäftlichen Copilot-Umgebung der PMU zugeschnitten. Vor Verwendung sind die Platzhalter auszufüllen und die technischen Angaben durch IT und Datenschutz zu bestätigen. Sie sieht keine zusätzliche Audio-/Videoaufzeichnung vor. Datenschutzinformation und Einwilligungserklärung zur KI-gestützten Transkription und Protokollerstellung Besprechung / Gremium: [Bezeichnung] Termin bzw. konkret abgegrenzte Sitzungsreihe: [Datum / Zeitraum] Verantwortliche Sitzungsleitung: [Name und Kontakt] 1. Verantwortliche Stelle Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: [Vollständige rechtliche Bezeichnung des verantwortlichen PMU-Rechtsträgers] [Adresse] [Kontaktstelle und E-Mail-Adresse] Die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: [Kontaktdaten] 2. Zweck und Ablauf der Verarbeitung Für die oben bezeichnete Besprechung bzw. Sitzungsreihe sollen gesprochene Beiträge mithilfe der Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams in Text umgewandelt werden. Das Transkript wird anschließend in der von der PMU freigegebenen geschäftlichen Microsoft-Copilot-Umgebung zur Erstellung eines Protokollentwurfs verarbeitet. Zweck ist die nachvollziehbare Dokumentation wesentlicher Besprechungsergebnisse, Beschlüsse, Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen sowie die Entlastung der Protokollführung. Eine gesonderte Audio- oder Videoaufzeichnung wird im Rahmen dieses Verfahrens nicht erstellt. Die für die Spracherkennung erforderliche Verarbeitung der Audiosignale findet jedoch statt. Kamerabilder und Bildschirmfreigaben sind nicht Gegenstand dieser Einwilligung. Der KI-generierte Protokollentwurf wird von einer hierfür verantwortlichen Person auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und erforderlichenfalls korrigiert. Für Gremienprotokolle gelten zusätzlich die jeweils vorgesehenen Genehmigungsverfahren. Eine Nutzung der Transkripte zur Leistungsbewertung, Verhaltensüberwachung, Profilbildung oder automatisierten Entscheidungsfindung über Personen erfolgt nicht. 3. Eingesetzte Systeme und Cloud-Verarbeitung Eingesetzt werden: Microsoft Teams: [konkret freigegebene Transkriptionsfunktion]; Microsoft Copilot: [genaue Produktbezeichnung und freigegebene Funktion]; Speicherung innerhalb der PMU-Microsoft-365-Umgebung: [konkrete Speicherorte, beispielsweise zugriffsbeschränkter SharePoint-Bereich bzw. OneDrive]. Die Verarbeitung erfolgt unter Nutzung von Microsoft-Cloud-Diensten. Sie ist daher nicht ausschließlich lokal auf Geräten der PMU. Microsoft und gegebenenfalls eingesetzte Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten im Rahmen der einschlägigen vertraglichen Vereinbarungen. Für die freigegebene Konfiguration gelten folgende Angaben: Vertraglicher Dienstleister: [Rechtsträger] Weitere Empfänger bzw. Unterauftragsverarbeiter: [Angaben oder Verweis auf konkret bezeichnete, zugängliche Übersicht] Verarbeitungsregionen: [bestätigte Angaben] Etwaige Drittlandübermittlungen und deren Absicherung: [zutreffende Angaben einschließlich einschlägiger Garantien und Bezugsmöglichkeit einer Kopie; andernfalls bestätigte Angabe, dass keine solchen Übermittlungen erfolgen] Für diesen Arbeitsablauf werden Websuche, externe Agents, zusätzliche KI-Dienste und nicht freigegebene Schnittstellen nicht verwendet. Die eingesetzten Funktionen müssen so konfiguriert und vertraglich abgesichert sein, dass die Inhalte nicht zum Training allgemeiner KI-Basismodelle verwendet werden. 4. Verarbeitete Daten Verarbeitet werden insbesondere: Audiosignale der gesprochenen Beiträge zur Texterkennung; Namen bzw. Anzeigenamen und die Zuordnung von Beiträgen zu Personen; genannte Funktionen oder Rollen; Inhalte von Wortmeldungen, Fragen, Antworten und Diskussionen; Zeitstempel und erforderliche technische Metadaten; Transkripte sowie die für die Protokollerstellung verwendeten Copilot-Eingaben und -Ausgaben; daraus erstellte Protokollentwürfe. Das endgültige Protokoll enthält nur die für seinen Dokumentationszweck erforderlichen personenbezogenen Angaben. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Ebenso werden vertrauliche personenbezogene Personal-, Prüfungs- oder Behandlungsfälle nicht transkribiert. Vor entsprechenden Tagesordnungspunkten wird die Transkription unterbrochen. Werden solche Angaben dennoch unbeabsichtigt erfasst, wird die Transkription erforderlichenfalls angehalten. Die betreffenden Inhalte werden aus dem Transkript entfernt und nicht an Copilot zur Zusammenfassung übergeben. Soweit bereits weitere Kopien entstanden sind, werden auch diese entsprechend bereinigt oder gelöscht. Die Einwilligung der Teilnehmenden erlaubt nicht automatisch die Verarbeitung personenbezogener Daten anderer Personen. Entsprechende Angaben sind auf das rechtlich zulässige und für die Besprechung erforderliche Maß zu beschränken. 5. Rechtsgrundlage und Umfang der Einwilligung Die in dieser Erklärung beschriebene Transkription und KI-gestützte Erstellung eines Protokollentwurfs erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung gilt ausschließlich für die oben bezeichnete Besprechung bzw. konkret abgegrenzte Sitzungsreihe und den beschriebenen Ablauf. Die Erstellung, Genehmigung und Aufbewahrung eines endgültigen Ergebnis- oder Gremienprotokolls ist davon zu unterscheiden. Für dessen personenbezogene Inhalte gelten: Zweck und Rechtsgrundlage: [konkret eintragen] Zugriffsberechtigte und Empfänger: [konkret eintragen] Aufbewahrungsdauer: [konkret eintragen] Eine eigenständig rechtmäßige Dokumentation von Besprechungsergebnissen und Beschlüssen bleibt auch dann möglich, wenn keine Einwilligung in die automatische Transkription erteilt wird. 6. Freiwilligkeit und Alternative ohne Transkription Die Einwilligung ist freiwillig. Eine Ablehnung oder ein Widerruf führt zu keinen Nachteilen für Beschäftigung, Studium, Bewertung oder Mitwirkung im Gremium. Die Teilnahme an der Besprechung bleibt uneingeschränkt möglich. Liegt nicht von allen erfassten Personen eine Einwilligung vor, wird auf die automatische Transkription verzichtet und ein herkömmliches Protokoll erstellt. Vor Beginn weist die Sitzungsleitung auf die Transkription und die anschließende KI-gestützte Protokollerstellung hin. Bei später hinzukommenden Personen wird vor der Erfassung ihrer Beiträge ebenfalls sichergestellt, dass sie informiert sind und eingewilligt haben. Während der Besprechung kann jederzeit eine Unterbrechung der Transkription verlangt werden. 7. Widerruf und seine Folgen Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: während der Besprechung unmittelbar gegenüber der Sitzungsleitung; anschließend formlos an [Kontaktstelle / E-Mail-Adresse]. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf wird die auf Ihrer Einwilligung beruhende Verarbeitung Ihrer Beiträge beendet. Die Sie betreffenden Daten in Rohtranskripten, Arbeitskopien und KI-Interaktionen werden unverzüglich gelöscht, soweit keine eigenständige Rechtsgrundlage ihre weitere Speicherung erlaubt oder verlangt. Ist eine zuverlässige Entfernung Ihrer Daten aus einer gemeinsamen Datei nicht möglich, wird die betreffende Datei insgesamt gelöscht, soweit keine entsprechende eigenständige Rechtsgrundlage entgegensteht. Eine bereits vor dem Widerruf erfolgte, tatsächlich irreversible Anonymisierung lässt sich nicht rückgängig machen. Das bloße Entfernen von Namen gilt nicht als Anonymisierung, wenn Personen anhand des Inhalts weiterhin erkennbar sind. Der Widerruf führt nicht automatisch zur Löschung eines bereits genehmigten Protokolls, sofern dessen weitere Verarbeitung auf der unter Punkt 5 gesondert angegebenen Rechtsgrundlage zulässig ist. Eine weitere Nutzung des Rohtranskripts wird dadurch nicht gestattet. 8. Speicherung und Löschung Für die einzelnen Datenbestände gelten folgende Fristen: Datenbestand Löschfrist bzw. Aufbewahrungsdauer Rohtranskript [konkrete Frist; spätestens …] Exportierte Transkripte und Arbeitskopien [konkrete Frist] Copilot-Eingaben, -Ausgaben und zugehörige Inhaltsverläufe [technisch umsetzbare Frist] Nicht mehr benötigte Protokollentwürfe [konkrete Frist] Genehmigtes Protokoll [Dauer entsprechend Punkt 5] Nachweis der Einwilligung [konkrete, begründete Dauer] Die Löschregeln berücksichtigen auch Papierkörbe, Versionen und Sicherungskopien. Für technisch verzögerte endgültige Löschungen gilt: [Fristen und Zugriffsbeschränkungen konkret erläutern]. 9. Zugriff und Empfänger Auf Rohtranskripte und KI-Arbeitsstände dürfen ausschließlich folgende Personen bzw. Funktionen zugreifen: [konkret begrenzter Personenkreis, beispielsweise benannte Protokollführung und Sitzungsleitung] Zugriffe durch befugte IT-Administrations- und Supportpersonen sind auf das für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderliche Maß beschränkt. Die technischen Dienstleister sind unter Punkt 3 beschrieben. Weitere Weitergaben sind im Rahmen dieses Verfahrens nicht vorgesehen. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen bleiben unberührt. Das geprüfte und gegebenenfalls genehmigte Protokoll wird ausschließlich dem unter Punkt 5 bezeichneten Empfängerkreis bereitgestellt. 10. Menschliche Prüfung und Datenschutzrechte Transkriptions- und KI-Systeme können Beiträge falsch erkennen, Personen falsch zuordnen oder Inhalte unzutreffend zusammenfassen. Deshalb werden Protokollentwürfe vor ihrer Freigabe menschlich geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Soweit die gesonderte Verarbeitung des endgültigen Protokolls auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO außerdem ein Widerspruchsrecht. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [Kontaktstelle / E-Mail-Adresse] Sie können sich zudem bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40–42 1030 Wien E-Mail: dsb@dsb.gv.at Website: https://www.dsb.gv.at 11. Einwilligungserklärung Ich habe die vorstehenden Informationen erhalten und hatte Gelegenheit, Fragen zu stellen. ☐ Ich willige ein , dass meine gesprochenen Beiträge in der oben bezeichneten Besprechung bzw. Sitzungsreihe mittels Microsoft Teams transkribiert und die daraus erzeugten Texte in der beschriebenen geschäftlichen Microsoft-Copilot-Umgebung der PMU zur Erstellung eines Protokollentwurfs verarbeitet werden. Meine Einwilligung umfasst die hierfür beschriebene Cloud-Verarbeitung, Speicherung und Zugänglichmachung an die genannten Empfänger. Mir ist bekannt, dass keine gesonderte Audio- oder Videoaufzeichnung erfolgt, dass meine Einwilligung freiwillig ist und dass ich sie jederzeit ohne Nachteile widerrufen kann. Bei fehlender Einwilligung wird ein herkömmliches Protokoll erstellt. Ort, Datum: ___________________________________ Name: _______________________________________ Unterschrift: __________________________________