# Transkription von Interviews mit KI # Einsatz von KI-unterstützten Transkriptionswerkzeugen #### **1. Zweck dieser Anleitung** ##### KI-unterstützte Transkriptionswerkzeuge können die Verschriftlichung von Audio- und Videodaten erheblich erleichtern. Sie dürfen jedoch nur eingesetzt werden, wenn Datenschutz, Vertraulichkeit, wissenschaftliche Integrität und die Vorgaben des jeweiligen Forschungs- oder Studienprojekts eingehalten werden. ##### Diese Anleitung gilt insbesondere für Interviews, Fokusgruppen, Lehr- und Forschungsaufzeichnungen sowie vergleichbare Audio- oder Videodaten, die im universitären Kontext verarbeitet werden. ##### **2. Grundsatz: Lokale Verarbeitung vor Cloud-Verarbeitung** ##### Vor dem Einsatz eines Transkriptionswerkzeugs ist immer zu klären, ob die Verarbeitung lokal/offline oder cloudbasiert erfolgt. ##### **Lokale Offline-Transkription** bedeutet, dass Audio- oder Videodateien auf einem geeigneten Gerät verarbeitet werden, ohne dass die Dateien an externe Anbieter oder Server übertragen werden. Die Daten müssen folglich auf der Festplatte des Rechners gespeichert werden und nicht auf einem PMU Laufwerk, da dieses auf der MS Azure Claude und damit einem Drittanbieter liegt. ##### **Empfehlenswerte Produkte** sind : Sasaya (Windows, macOS), noScribe, Vibe, Buzz und MacWhisper (alle Windows, macOS, Linux), MacWhisper (macOS) & Aiko (iPhone, iPad, Mac, Apple Vision). ##### **Cloudbasierte Transkription** bedeutet, dass Audio- oder Videodateien zur Verarbeitung auf Server eines externen Anbieters hochgeladen werden. Auch wenn sich diese Server in der EU befinden, handelt es sich datenschutzrechtlich um eine zusätzliche externe Verarbeitung, die gesondert geprüft werden muss. ##### Soweit eine geeignete lokale Offline-Lösung verfügbar ist, ist diese gegenüber einer cloudbasierten Lösung grundsätzlich vorzuziehen. ##### **3. Datenschutzrechtliche Anforderungen** ##### Audio- und Videodateien aus Interviews enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Je nach Inhalt können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein, insbesondere Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, politischen Meinung, Religion, sexuellen Orientierung oder andere sensible Informationen. ##### Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine Rechtsgrundlage nach **Art. 6 DSGVO** erforderlich. Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet (z.B. Gesundheitsdaten), ist zusätzlich eine Ausnahme nach **Art. 9 DSGVO** erforderlich. ##### Bei sensiblen Interviewinhalten, insbesondere bei Gesundheitsdaten, Patient\*innendaten, Daten vulnerabler Gruppen oder vertraulichen Forschungskontexten, sind die Datenschutz- und Ethikunterlagen projektbezogen zu prüfen. ##### **4. Anforderungen bei lokaler Offline-Transkription** ##### Eine lokale KI-unterstützte Transkription kann eingesetzt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: 1. ##### Die Software wird ausschließlich lokal/offline verwendet. 2. ##### Das Gerät ist angemessen geschützt, insbesondere durch Passwortschutz, Verschlüsselung, aktuelle Sicherheitsupdates und Zugriffsbeschränkungen. 3. ##### Audio-, Video- und Transkriptdateien werden nur an dafür freigegebenen Speicherorten abgelegt (z.B. Festplatte des Rechners). 4. ##### Eine automatische Synchronisierung in private Cloud-Dienste (auch PMU Laufwerke, da auf Microsoft Cloud) oder nicht freigegebene Cloud-Laufwerke ist zu vermeiden. 5. ##### Zugriff erhalten ausschließlich projektberechtigte Personen. 6. ##### Das automatisch erzeugte Transkript wird durch die Forschenden manuell geprüft und korrigiert. 7. ##### Die Nutzung des Transkriptionswerkzeugs wird nachvollziehbar dokumentiert. 8. ##### Die Lösch- und Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Projekts werden eingehalten. ##### Für institutionelle Laufwerke oder cloudbasierte Speicherorte ist jeweils zu prüfen, ob diese für die konkrete Datenkategorie freigegeben sind. Bei Unsicherheit ist vorab Rücksprache mit Datenschutz, IT-Sicherheit oder der zuständigen Projektleitung zu halten. ##### ##### **5. Anforderungen bei cloudbasierter Transkription** ##### Cloudbasierte Transkriptionsdienste dürfen nicht ohne vorherige Prüfung eingesetzt werden, wenn personenbezogene oder sensible Audio-, Video- oder Transkriptdaten verarbeitet werden. ##### Vor der Nutzung eines cloudbasierten Dienstes sind insbesondere folgende Punkte zu klären: 1. ##### Welche Daten werden hochgeladen? 2. ##### Wer ist Anbieter des Dienstes? 3. ##### Wo befinden sich die Server? 4. ##### Werden Unterauftragsverarbeiter eingesetzt? 5. ##### Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO? 6. ##### Werden die Daten zu Trainingszwecken oder zur Produktverbesserung verwendet? 7. ##### Wie lange werden Audio-, Video- und Transkriptdateien gespeichert? 8. ##### Wie erfolgt die Löschung? 9. ##### Welche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen bestehen? 10. ##### Wurde die Nutzung in Information, Einwilligung, Studienprotokoll und gegebenenfalls Ethikantrag transparent beschrieben? ##### Wenn eine cloudbasierte Transkription in den bestehenden Unterlagen nicht vorgesehen ist, darf sie nicht ohne weitere Prüfung eingesetzt werden. In solchen Fällen ist regelmäßig eine ergänzende Information der betroffenen Personen oder eine erneute bzw. ergänzende Einwilligung durch den Datenschutzbeauftragten und die Ethikkommission erforderlich. Alternativ ist eine lokale Offline-Transkription oder manuelle Transkription zu wählen. ##### **6. Information und Einwilligung bei neuen Datenerhebungen** ##### Bei künftigen Datenerhebungen sollte bereits in der Teilnehmer\*inneninformation und Einwilligungserklärung beschrieben werden, ob KI-unterstützte Transkriptionswerkzeuge eingesetzt werden. ##### Bei lokaler Offline-Transkription kann folgende Formulierung verwendet werden: ##### „*Die Audioaufnahmen können zur Erstellung eines schriftlichen Transkripts computergestützt mit einer lokal installierten Offline-Transkriptionssoftware verarbeitet werden. Die Audiodateien werden dabei nicht an externe Anbieter übermittelt. Das automatisch erzeugte Transkript wird durch die Forschenden geprüft und korrigiert. Die weitere Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den im Studienprotokoll beschriebenen Forschungszwecken und unter Einhaltung der angegebenen Datenschutzmaßnahmen.*“ ##### Bei cloudbasierter Transkription muss die Information konkreter sein und insbesondere den Anbieter, die Art der Datenübermittlung, den Serverstandort, die Speicherdauer, Löschung, Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter und mögliche Risiken beschreiben. ##### ##### **7. Bereits eingeholte Einwilligungen** ##### Wenn Teilnehmende bereits über Audioaufnahme, Transkription, wissenschaftliche Auswertung, Vertraulichkeit und Datensicherheit informiert wurden und keine Einschränkung auf ausschließlich manuelle Transkription zugesagt wurde, kann eine lokale Offline-Transkription grundsätzlich vertretbar sein. ##### Eine ergänzende Information ist dennoch empfehlenswert, sofern dies organisatorisch möglich ist. ##### Anders ist die Situation bei cloudbasierten Diensten. Wurde der Upload von Audio- oder Videodateien an einen externen Anbieter in der ursprünglichen Information und Einwilligung nicht transparent gemacht, sollte eine cloudbasierte Transkription nicht ohne Nachinformation bzw. ergänzende Einwilligung erfolgen. ##### ##### **8. Wissenschaftliche Integrität** ##### KI-gestützte Transkription ist nicht per se unzulässig. Sie ist jedoch nur ein technisches Hilfsmittel und ersetzt weder die wissenschaftliche Verantwortung noch die methodische Qualitätssicherung durch die Forschenden. ##### Die Forschenden bleiben verantwortlich für: - ##### die Richtigkeit des Transkripts - ##### die vollständige und sachgerechte Korrektur - ##### die Vertraulichkeit der Daten - ##### die Einhaltung der Einwilligung und des Studienprotokolls - ##### die nachvollziehbare Dokumentation der eingesetzten Werkzeuge - ##### die korrekte Darstellung im Methodenteil oder in der KI-/Hilfsmittelerklärung ##### Automatisch erzeugte Transkripte sind als Rohtranskripte zu behandeln. Fehler, Auslassungen, Sprecher:innenverwechslungen, Dialektprobleme, unklare Passagen oder sonstige Ungenau-igkeiten müssen kontrolliert und korrigiert werden. ##### **9. Dokumentation in wissenschaftlichen Arbeiten** ##### Der Einsatz eines KI-unterstützten Transkriptionswerkzeugs ist im Methodenteil oder in einer KI-/Hilfsmittelerklärung transparent zu dokumentieren. ##### Dokumentiert werden sollten insbesondere:
##### Punkt ##### Dokumentation
##### Tool ##### Name des verwendeten Transkriptionswerkzeugs
##### Version ##### Softwareversion, soweit bekannt
##### Modell ##### verwendetes Transkriptions- oder Sprachmodell, soweit bekannt
##### Zeitpunkt ##### Zeitraum oder Datum der Transkription
##### Sprache ##### Sprache bzw. Sprachen des Ausgangsmaterials
##### Verarbeitungsform ##### lokal/offline oder cloudbasiert
##### Nachbearbeitung ##### Umfang der manuellen Prüfung und Korrektur
##### Qualitätssicherung ##### Vorgehen bei unklaren Passagen, Sprecher:innenwechseln oder Fehlern
##### Ein mögliches Beispiel: ##### „*Die Interviews wurden mithilfe einer lokal installierten Offline-Transkriptionssoftware automatisch vortranskribiert. Die erzeugten Rohtranskripte wurden anschließend durch die Forschenden vollständig geprüft, korrigiert und für die weitere Auswertung vorbereitet. Die Audioaufnahmen wurden nicht an externe Anbieter übermittelt*.“ ##### ##### **10. Keine Autorschaft des KI-Werkzeugs** ##### Ein Transkriptionswerkzeug wird nicht als Autor genannt. Es handelt sich um ein technisches Hilfsmittel. Die Verantwortung für die Verwendung des Transkripts, die methodische Qualität und die wissenschaftliche Interpretation liegt bei den Forschenden. ##### ##### **11. Vertraulichkeit und Veröffentlichung** ##### Nicht anonymisierte Transkripte mit personenbezogenen oder sensiblen Inhalten dürfen nicht in öffentliche Anhänge, Repositorien oder frei zugängliche Materialien aufgenommen werden. ##### Die Nachvollziehbarkeit der Forschung ist über interne Dokumentation, geeignete Methodendarstellung und gesicherte Aufbewahrung herzustellen. Dabei sind die jeweiligen Datenschutz-, Ethik- und Projektvorgaben zu beachten. ##### ##### **12. Kurz-Checkliste vor dem Einsatz** ##### Vor dem Einsatz eines KI-unterstützten Transkriptionswerkzeugs sind folgende Fragen zu prüfen: 1. ##### Werden personenbezogene oder sensible Daten verarbeitet? 2. ##### Erfolgt die Transkription lokal/offline oder cloudbasiert? 3. ##### Ist das verwendete Gerät bzw. der Speicherort geeignet und freigegeben? 4. ##### Ist die Nutzung durch Information, Einwilligung und Studienprotokoll gedeckt? 5. ##### Muss die Ethikkommission oder der Datenschutz eingebunden werden? 6. ##### Haben nur projektberechtigte Personen Zugriff? 7. ##### Wird das Transkript manuell geprüft und korrigiert? 8. ##### Wird die Nutzung im Methodenteil oder in der KI-/Hilfsmittelerklärung dokumentiert? 9. ##### Sind Löschung und Aufbewahrung geregelt? 10. ##### Ist ausgeschlossen, dass Daten in private oder nicht freigegebene Cloud-Dienste gelangen? ##### Bei Unsicherheit ist vor der Nutzung Rücksprache mit der Projektleitung, der zuständigen Betreuungsperson, dem Datenschutz, der IT-Sicherheit oder der Ethikkommission zu halten.