Lehrendenonboarding

Überblick - Prozess Lehrendenonboarding

1. Studiengang befüllt Formular (Daten zum Lehrauftrag) und schickt dieses ab
2. Lehrender bekommt Formular (Daten zur Person), füllt dieses aus und schickt es ab
3. Studiengang wird informiert, überprüft die Daten und genehmigt/lehnt den Antrag ab.ab
   • Genehmigung: Personalabteilung erhält Information zum Eingang des Antrags
   • Ablehnung: Formular wird zurück an Lehrenden gesendet mit Kommentar zur nötigen Anpassung
4. Personalabteilung prüft den Antrag
   • Genehmigung: Personalabteilung erhält Information zum Eingang des Antrags
   • Ablehnung: Formular
     • Stundiengangsorganisation wird zurückinformiert, muss Lehrperson um fehlende Daten ansuchen und diese manuell korrigieren. Der Antrag kann nicht mehr neu an Studiengangdie gesendetPersonalabteilung gesendetgestellt mitwerden, Kommentarund zurmuss nötigenmanuell Anpassungvon der Personalabteilung im Sharepoint freigegben werden
       
     • Es ist auch möglich, auf den Antrag nicht zu reagieren, die betroffenen Daten von SGO überarbeiten zu lassen und erst dann zu genehmigen
5. Personalabteilung überträgt nötige Daten

 

Lehrenden-Antrag prüfen (4)

Nach Genehmigung des Studiengangs, erhalten die Personen der Personalabteilung eine Nachricht (Teams bzw. E-Mail) über die Abgabe. 

Um den Prozess zu vereinfach, kann man sich in Teams, die Funktion "Genehmigungen" hinzufügen: 

• Überprüfen der Daten: über den Sharepoint sind die Daten auf ihre Korrektheit zu überprüfen:

    Hier kann die PersoanlabtielungPersoanlabteilung einsehen, wer welche Daten ausgefüllt und abgeschickt hat:hat (Doppelklick auf Person):

Um den gesamten Antrag einzusehen, ist auf "Antrag" am unteren Ende der Formulars zu klicken.

• Antrag genehmigen/ablehnen: Über die Benachrichtigung (Teams bzw. E-Mail) kann der Antrag genehmigt oder zurückgeschickt** (siehe Screenshot) werden.

**Sollten AngabenStundiengangsorganisation fehlenwird oderinformiert, falschmuss sein,Lehrperson um fehlende Daten ansuchen und diese manuell korrigieren. Der Antrag kann mannicht viamehr Kommentarfunktionneu den Studiengang/die Lehrperson darüber informieren. Diese kannan die eingegebenen,Personalabteilung gespeichertengestellt werden, und muss manuell von der Personalabteilung im Sharepoint freigegben werden

Es ist auch möglich, auf den Antrag nicht zu reagieren, die betroffenen Daten daraufhinvon anpassenSGO überarbeiten zu lassen und erneuterst einreichen.dann zu genehmigen:

Sollte ein Antrag bereits durch eine/n KollegIn bearbeitet worden sein, aktualisiert sich dies entsprechend in der E-Mail bzw. Teams-Benachrichtigung - eine doppelte Bearbeitung sollte so vermieden werden können.

 

Exportfunktion

Falls benötigt, kann man sich einen Export der geführten Daten im Sharepoint downloaden. 

Ein Download ist jedoch nur für ALLE Einträge möglich, ein markieren der gewünschten verhindert den Export. Alternativ dazu kann man jedoch die umfänglichen Filter verwenden, um nur konkrete Datensätze zu exportieren.