Teams-Transkription mit anschließender Protokollerstellung in der geschäftlichen Copilot-Umgebung der PMU

Die folgende Fassung ist auf Teams-Transkription mit anschließender Protokollerstellung in der geschäftlichen Copilot-Umgebung der PMU zugeschnitten. Vor Verwendung sind die Platzhalter auszufüllen und die technischen Angaben durch IT und Datenschutz zu bestätigen. Sie sieht keine zusätzliche Audio-/Videoaufzeichnung vor.

Datenschutzinformation und Einwilligungserklärung zur KI-gestützten Transkription und Protokollerstellung

Besprechung / Gremium: [Bezeichnung]
Termin bzw. konkret abgegrenzte Sitzungsreihe: [Datum / Zeitraum]
Verantwortliche Sitzungsleitung: [Name und Kontakt]

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

[Vollständige rechtliche Bezeichnung des verantwortlichen PMU-Rechtsträgers]
[Adresse]
[Kontaktstelle und E-Mail-Adresse]

Die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

[Kontaktdaten]

2. Zweck und Ablauf der Verarbeitung

Für die oben bezeichnete Besprechung bzw. Sitzungsreihe sollen gesprochene Beiträge mithilfe der Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams in Text umgewandelt werden. Das Transkript wird anschließend in der von der PMU freigegebenen geschäftlichen Microsoft-Copilot-Umgebung zur Erstellung eines Protokollentwurfs verarbeitet.

Zweck ist die nachvollziehbare Dokumentation wesentlicher Besprechungsergebnisse, Beschlüsse, Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen sowie die Entlastung der Protokollführung.

Eine gesonderte Audio- oder Videoaufzeichnung wird im Rahmen dieses Verfahrens nicht erstellt. Die für die Spracherkennung erforderliche Verarbeitung der Audiosignale findet jedoch statt. Kamerabilder und Bildschirmfreigaben sind nicht Gegenstand dieser Einwilligung.

Der KI-generierte Protokollentwurf wird von einer hierfür verantwortlichen Person auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und erforderlichenfalls korrigiert. Für Gremienprotokolle gelten zusätzlich die jeweils vorgesehenen Genehmigungsverfahren.

Eine Nutzung der Transkripte zur Leistungsbewertung, Verhaltensüberwachung, Profilbildung oder automatisierten Entscheidungsfindung über Personen erfolgt nicht.

3. Eingesetzte Systeme und Cloud-Verarbeitung

Eingesetzt werden:

Die Verarbeitung erfolgt unter Nutzung von Microsoft-Cloud-Diensten. Sie ist daher nicht ausschließlich lokal auf Geräten der PMU.

Microsoft und gegebenenfalls eingesetzte Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten im Rahmen der einschlägigen vertraglichen Vereinbarungen. Für die freigegebene Konfiguration gelten folgende Angaben:

Vertraglicher Dienstleister: [Rechtsträger]
Weitere Empfänger bzw. Unterauftragsverarbeiter: [Angaben oder Verweis auf konkret bezeichnete, zugängliche Übersicht]
Verarbeitungsregionen: [bestätigte Angaben]
Etwaige Drittlandübermittlungen und deren Absicherung: [zutreffende Angaben einschließlich einschlägiger Garantien und Bezugsmöglichkeit einer Kopie; andernfalls bestätigte Angabe, dass keine solchen Übermittlungen erfolgen]

Für diesen Arbeitsablauf werden Websuche, externe Agents, zusätzliche KI-Dienste und nicht freigegebene Schnittstellen nicht verwendet. Die eingesetzten Funktionen müssen so konfiguriert und vertraglich abgesichert sein, dass die Inhalte nicht zum Training allgemeiner KI-Basismodelle verwendet werden.

4. Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden insbesondere:

Das endgültige Protokoll enthält nur die für seinen Dokumentationszweck erforderlichen personenbezogenen Angaben.

Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Ebenso werden vertrauliche personenbezogene Personal-, Prüfungs- oder Behandlungsfälle nicht transkribiert. Vor entsprechenden Tagesordnungspunkten wird die Transkription unterbrochen.

Werden solche Angaben dennoch unbeabsichtigt erfasst, wird die Transkription erforderlichenfalls angehalten. Die betreffenden Inhalte werden aus dem Transkript entfernt und nicht an Copilot zur Zusammenfassung übergeben. Soweit bereits weitere Kopien entstanden sind, werden auch diese entsprechend bereinigt oder gelöscht.

Die Einwilligung der Teilnehmenden erlaubt nicht automatisch die Verarbeitung personenbezogener Daten anderer Personen. Entsprechende Angaben sind auf das rechtlich zulässige und für die Besprechung erforderliche Maß zu beschränken.

5. Rechtsgrundlage und Umfang der Einwilligung

Die in dieser Erklärung beschriebene Transkription und KI-gestützte Erstellung eines Protokollentwurfs erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung gilt ausschließlich für die oben bezeichnete Besprechung bzw. konkret abgegrenzte Sitzungsreihe und den beschriebenen Ablauf.

Die Erstellung, Genehmigung und Aufbewahrung eines endgültigen Ergebnis- oder Gremienprotokolls ist davon zu unterscheiden. Für dessen personenbezogene Inhalte gelten:

Zweck und Rechtsgrundlage: [konkret eintragen]
Zugriffsberechtigte und Empfänger: [konkret eintragen]
Aufbewahrungsdauer: [konkret eintragen]

Eine eigenständig rechtmäßige Dokumentation von Besprechungsergebnissen und Beschlüssen bleibt auch dann möglich, wenn keine Einwilligung in die automatische Transkription erteilt wird.

6. Freiwilligkeit und Alternative ohne Transkription

Die Einwilligung ist freiwillig. Eine Ablehnung oder ein Widerruf führt zu keinen Nachteilen für Beschäftigung, Studium, Bewertung oder Mitwirkung im Gremium.

Die Teilnahme an der Besprechung bleibt uneingeschränkt möglich. Liegt nicht von allen erfassten Personen eine Einwilligung vor, wird auf die automatische Transkription verzichtet und ein herkömmliches Protokoll erstellt.

Vor Beginn weist die Sitzungsleitung auf die Transkription und die anschließende KI-gestützte Protokollerstellung hin. Bei später hinzukommenden Personen wird vor der Erfassung ihrer Beiträge ebenfalls sichergestellt, dass sie informiert sind und eingewilligt haben.

Während der Besprechung kann jederzeit eine Unterbrechung der Transkription verlangt werden.

7. Widerruf und seine Folgen

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Nach einem Widerruf wird die auf Ihrer Einwilligung beruhende Verarbeitung Ihrer Beiträge beendet. Die Sie betreffenden Daten in Rohtranskripten, Arbeitskopien und KI-Interaktionen werden unverzüglich gelöscht, soweit keine eigenständige Rechtsgrundlage ihre weitere Speicherung erlaubt oder verlangt.

Ist eine zuverlässige Entfernung Ihrer Daten aus einer gemeinsamen Datei nicht möglich, wird die betreffende Datei insgesamt gelöscht, soweit keine entsprechende eigenständige Rechtsgrundlage entgegensteht.

Eine bereits vor dem Widerruf erfolgte, tatsächlich irreversible Anonymisierung lässt sich nicht rückgängig machen. Das bloße Entfernen von Namen gilt nicht als Anonymisierung, wenn Personen anhand des Inhalts weiterhin erkennbar sind.

Der Widerruf führt nicht automatisch zur Löschung eines bereits genehmigten Protokolls, sofern dessen weitere Verarbeitung auf der unter Punkt 5 gesondert angegebenen Rechtsgrundlage zulässig ist. Eine weitere Nutzung des Rohtranskripts wird dadurch nicht gestattet.

8. Speicherung und Löschung

Für die einzelnen Datenbestände gelten folgende Fristen:

Die Löschregeln berücksichtigen auch Papierkörbe, Versionen und Sicherungskopien. Für technisch verzögerte endgültige Löschungen gilt: [Fristen und Zugriffsbeschränkungen konkret erläutern].

9. Zugriff und Empfänger

Auf Rohtranskripte und KI-Arbeitsstände dürfen ausschließlich folgende Personen bzw. Funktionen zugreifen:

[konkret begrenzter Personenkreis, beispielsweise benannte Protokollführung und Sitzungsleitung]

Zugriffe durch befugte IT-Administrations- und Supportpersonen sind auf das für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderliche Maß beschränkt.

Die technischen Dienstleister sind unter Punkt 3 beschrieben. Weitere Weitergaben sind im Rahmen dieses Verfahrens nicht vorgesehen. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen bleiben unberührt.

Das geprüfte und gegebenenfalls genehmigte Protokoll wird ausschließlich dem unter Punkt 5 bezeichneten Empfängerkreis bereitgestellt.

10. Menschliche Prüfung und Datenschutzrechte

Transkriptions- und KI-Systeme können Beiträge falsch erkennen, Personen falsch zuordnen oder Inhalte unzutreffend zusammenfassen. Deshalb werden Protokollentwürfe vor ihrer Freigabe menschlich geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Soweit die gesonderte Verarbeitung des endgültigen Protokolls auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO außerdem ein Widerspruchsrecht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

[Kontaktstelle / E-Mail-Adresse]

Sie können sich zudem bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at

11. Einwilligungserklärung

Ich habe die vorstehenden Informationen erhalten und hatte Gelegenheit, Fragen zu stellen.

☐ Ich willige ein, dass meine gesprochenen Beiträge in der oben bezeichneten Besprechung bzw. Sitzungsreihe mittels Microsoft Teams transkribiert und die daraus erzeugten Texte in der beschriebenen geschäftlichen Microsoft-Copilot-Umgebung der PMU zur Erstellung eines Protokollentwurfs verarbeitet werden. Meine Einwilligung umfasst die hierfür beschriebene Cloud-Verarbeitung, Speicherung und Zugänglichmachung an die genannten Empfänger.

Mir ist bekannt, dass keine gesonderte Audio- oder Videoaufzeichnung erfolgt, dass meine Einwilligung freiwillig ist und dass ich sie jederzeit ohne Nachteile widerrufen kann. Bei fehlender Einwilligung wird ein herkömmliches Protokoll erstellt.

Ort, Datum: ___________________________________

Name: _______________________________________

Unterschrift: __________________________________